Trieu la data, la longitud i la ubicació | millors cases i jardins

Quina és la decisió més important a l’hora de planificar una reunió familiar? "Estableix una data perquè els membres de la família puguin posar-la als seus calendaris abans de planificar vacances", afirma Tom Ninkovich, autor del manual de la reunió familiar (Reunion Research, 1998). I, recordeu, l’aspecte clau de l’elecció d’una data de reunió és atenir-vos a la vostra decisió final. El canvi de data només provocarà estralls per a d’altres. Coses a considerar a l’hora d’escollir una data: planifiqueu-ho amb antelació. La majoria de les reunions s’han de planificar amb un o dos anys d’antelació. La planificació anticipada us permet reservar el lloc ideal de trobada. Planificar amb antelació també permet als assistents deixar de banda el temps de vacances i estalviar diners que pugui necessitar. Obtenir un consens. No seleccioneu només la data que us convé. Enquesta als membres de la família per evitar conflictes horàries. Si hi ha membres de la família que hi han d’assistir absolutament (per exemple, els avis), consulteu primer amb ells. A continuació, tria una data que sigui la més adequada per a la majoria de la gent. Hi ha moltes maneres d’escollir una data. Podeu oferir 3-4 opcions diferents i fer que els membres de la família envieu els seus vots abans d’un termini determinat. És possible que vulgueu oferir alguna explicació per a què determinades dates poden ser millors que d’altres. Per exemple, el vostre missatge de correu inicial podria dir: "L'oncle Bert celebrarà els 80 anys del 10 de juny. No seria fantàstic rendir homenatge al nostre oncle preferit llançant una reunió familiar aquell cap de setmana?" A continuació, ofereix dues o tres altres dates possibles com a còpia de seguretat. Feu saber als membres de la família que regulen la majoria. Malauradament, algú sempre tindrà un conflicte. Una forma de resoldre aquest problema és establir dates potencials per a les dues reunions següents. D’aquesta manera, les persones que no puguin assistir en aquesta ocasió ho esperan per arribar a la següent.

Idees per a dates

Seleccioneu una data. Aquí teniu uns quants suggeriments:

Fita familiar o dia especial: Aquest tipus de dates poden incloure un aniversari de plata o d’or, un aniversari d’un avi o un ancià, un casament o una graduació, un aniversari o data d’immigració d’un progenitor, una festa de jubilació, un naixement o unes vacances ètniques o religioses. .
Època de l'any / temporada: "La majoria de reunions familiars es fan entre juny i setembre, perquè el clima és millor, els viatges són més fàcils, l'escola és fora i l'estiu és el moment tradicional de les vacances", diu Ninkovich. Tot i això, algunes famílies prefereixen aprofitar els paquets de valor "fora de temporada", que inclouen abril-maig, octubre-novembre i desembre-febrer (excepte en estacions de platja tropical i zones d'esquí). En aquests moments, l'allotjament i la tarifa aèria són més baixes. L’inconvenient és que les condicions de viatge poden ser dures (penseu en la neu) i els nens solen estar a l’escola.
Vacances: a algunes ciutats, els dies festius legals, com el Memorial Day, el quart de juliol i el dia del Treball, es consideren "fora de temporada" perquè els viatgers de negocis habituals estan de vacances. Els caps de setmana llargs de vacances solen ser perfectes per a reunions en ciutats com Chicago, Nova York i Washington, DC. Tingueu en compte que les vacances de Acció de Gràcies o les vacances de final d’any funcionen bé per a reunions petites a prop de casa. Però aquestes festes no funcionen bé per a famílies nombroses o geogràfiques llunyanes, ja que la majoria de les persones solen estar més enfocades a les seves pròpies famílies nuclears en aquesta època de l'any.

Una data específica de reunió, cap de setmana o mes: "Moltes famílies estableixen una data particular de reunió en què poden comptar d’any en any, com ara el“ segon dissabte d’agost ”, diu Ninkovich. "La reunió no es pot celebrar cada any, però quan se celebra, tothom sap quan serà".

Decidiu la durada de la reunió

Les reunions poden durar des de la tarda fins a tres o més dies. "Una norma general és que com més persones hagin de viatjar, més durarà la reunió", diu Ninkovich. Poques persones volaran a través del país per prendre un te a la tarda. Petites reunions de mitjana un dia. Les reunions més grans tenen una durada aproximada de dos o tres dies. No voleu que durin massa temps, li aconsella Ninkovich. "El vostre proper retrobament serà beneficiós si els deixeu desitjar més."

Després de decidir quan es produirà la reunió, la següent gran decisió és: On? Les possibilitats poden semblar infinites. En són exemples parcs d’atraccions, campament, església, residències universitàries, condominis, centres de conferències, un vaixell de creuers, llocs històrics, casa (s), hotels, barques domèstiques, motels, conserves naturals, parc, ranxo o granja, complexos turístics i zoos. En general, la vostra elecció depèn de la mida de la reunió, de l’època de l’any, de l’accessibilitat i del tipus de reunió que voldríeu tenir (per exemple, un pícnic petit, un creuer, un viatge de càmping rústic, etc.). tingueu en compte que cap lloc serà perfecte. "Si és agradable i barat, està situat de forma remota. De bon preu i convenient? L'estètica té molt a desitjar", afirma Jennifer Crichton, autora de Family Reunion (Workman Publishing, 1998). "Les reunions versen sobre la vida de la família i la vida familiar té més en compte les compensacions que la perfecció". Tot i això, és possible trobar un lloc que satisfaci la majoria de les vostres necessitats. A continuació, es detallen quatre qüestions bàsiques de reunions.

Entre les preguntes que cal fer són:

Teniu prou espai perquè tothom s’assegui i mengi còmodament, amb prou espai perquè els nens corrin?
Quantes taules i cadires hi poden adaptar al pati?
Hi ha prou habitació a l’interior en cas de mal temps?
Hi ha lloc per a una tenda de campanya?
La vostra llar, carrer o veïns poden acollir aparcament?
Esteu disposat a "deixar anar les coses" per acollir una gran gent a casa vostra? Els nens petits podran passar per casa vostra (per tant, deixeu els trencadors). La gespa pot trigar. Podeu estar recollint tasses, plats i tovallons de paper de cada lloc de la vostra propietat molt després que els vostres convidats se n'hagin anat. Pregunteu-vos: "Puc fer front al desastre?"

Si la resposta a moltes d’aquestes preguntes és "no", és possible que vulgueu buscar els parcs públics com una altra opció (vegeu Reunió de la ciutat natal a la pàgina següent).

Aquest tipus d'esdeveniments és més probable que se celebrin a la ciutat natal original de la família. Entre les preguntes que cal fer-hi:

Si la vostra llar no és prou gran com per acollir una multitud, hi ha algun parc públic o reserva natural que pugui acollir el seu clan?
El parc té un refugi o pavelló per protegir-vos del sol o de la pluja?
Cal reservar amb antelació? Si és així, quan?
Necessiteu obtenir un permís? Si és així, esbrineu els detalls com ara i quan s’ha d’aplicar i quant costarà.
És accessible el lloc en cotxe o autobús? Hi ha aparcament?
És accessible amb cadira de rodes (si cal)?
Què tan a prop són els lavabos? (Potser haureu de llogar un lavabo portàtil.)
Hi ha aigua per beure o rentar al lloc?
Quines instal·lacions disposen dels vostres convidats (per exemple, bàsquet, tennis, un parc infantil, platja o llac, navegació, etc.)?
Es permeten graelles?
Hi ha alguna ordenança sobre begudes alcohòliques?
Quantes taules i bancs de pícnic hi ha disponibles? Hi ha una zona ombrívola per a mantes de pícnic?
Hi ha electricitat disponible o necessiteu portar un generador (per coses com un micròfon, instruments musicals, etc.)?
El parc proporciona patrulla de seguretat?

Les reunions més llargues de 3 a 4 dies solen requerir allotjaments més grans, com ara hotels, motels, resorts, dormitoris o centres de conferències. Un cop identificat la ubicació geogràfica de la reunió, potser voldreu contactar amb el consell local de turisme, les cambres de comerç i les oficines de convencions i visitants. Aquests professionals us poden ajudar a trobar allotjament, restaurants, visites guiades, càterers, fotògrafs, etc.

A quina distància es troba el lloc dels aeroports i estacions de trens locals? Es proporciona transport? Hi ha accés al transport públic?
La instal·lació té tarifes de grup?
Hi ha cap descompte (per exemple, per tarifes "fora de temporada")?
Hi ha "freebies" (per exemple, una habitació gratuïta per a un nombre determinat d’habitacions de pagament; els nens es queden lliures)?
Cal un dipòsit? Quan es deu? Què és la política de reemborsament / cancel·lació?
Hi ha sales de reunions i / o banquets situades o situades a prop?
Quins restaurants hi ha disponibles tant a la zona com a la zona?
Hi ha piscina (a l’interior o a l’aire lliure)?
Quines altres instal·lacions disposen dels clients (per exemple, spa, gimnàs, tennis, cafeteria, saló, etc.)? Quins són els càrrecs?
La instal·lació us pot proporcionar noms i dades de contacte d'altres organitzadors de reunions que han utilitzat el lloc recentment?
Un membre de la família que viu a la zona pot fer una inspecció in situ?
Hi ha taules, cadires, taulers d'anuncis i altres equipaments disponibles per al registre / presentacions? Hi ha un càrrec?

Què és la política de fumar? Hi ha habitacions per a no fumadors?

Hi ha accés per a cadires de rodes (si cal)?

Hi ha aparcament? És gratuït? Hi ha un lot públic a prop?

Sol·liciteu sempre que la instal·lació us envia un contracte amb totes les dades que heu comentat. Reviseu-ho detingudament.

Un recurs útil és el manual de la reunió familiar de Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998).

Sortida d'acampada

Per a reunions que duren una setmana sencera, algunes famílies prefereixen acampar en tendes, carruatges o remolcs. Consulteu el següent:

Durant quines temporades estan oberts els campaments?
Quins són els honoraris? Quina distància amb antelació necessiteu reservar?
A quina distància es troba el lloc de la platja, ciutat, zona històrica, muntanyes / rutes de senderisme més properes, compres, parc nacional o estatal, parc temàtic i / o zona turística?
Quins allotjaments hi ha disponibles (per exemple, carpes, tràilers, càmeres o lliteres)?
Hi ha accessos per a l’aigua i l’electricitat?
Quines instal·lacions es proporcionen (p. Ex., Barbacoes, fogones, llocs coberts, menjar, gel, banys / banys, dutxes calentes / fredes, taules i bancs, recollida d'escombraries, bugaderia)?
Quines activitats es troben a prop (per exemple, nàutica, motxilla, esports, senderisme, natació, pesca, etc.)?

Lloguer de condominis, cases o cases

Una altra opció és llogar condominis, una casa o dormitoris. Per a habitacions dormitoris - de vegades disponibles durant els mesos d’estiu - contacteu amb els departaments d’habitatges dels col·legis de la vostra zona de reunió. Per obtenir informació sobre el lloguer de condominis, consulteu les Cambres de Comerç locals, el consell de turisme o l'Oficina de convencions i visitants. També podeu cercar a les pàgines grogues, en paper o en línia, els agents immobiliaris locals, que sovint publiquen fulletons amb informació de lloguer de cases o cases.

Yahoo

Superpagines de Verizon

Si feu una reserva, assegureu-vos de preguntar:

Durant quines temporades hi ha habitacions disponibles?
A quina distància es troben els allotjaments de les zones d’esbarjo més properes (per exemple, platja, ciutat, zona històrica, rutes de muntanya / senderisme, botigues, parc nacional o estatal, parc temàtic i / o zona turística)?
Quines instal·lacions hi ha disponibles a les habitacions (per exemple, banys / dutxes a habitacions o salons, refrigeradors, forns, microones, gel, etc.)?
Les habitacions tenen aire condicionat?
Es proporcionen llençols i tovalloles?
On és la bugaderia més propera?
Hi ha una sala comuna per a reunions, àpats, festes, etc.? Hi ha un suplement? Cal reservar prèviament l’habitació?

Encara queda enganxat? Consulteu les fonts següents: Publicacions:

Reunió familiar de Jennifer Crichton (Laborista, 1998)
Manual de la reunió familiar de Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998)
Planificador familiar de reunió de Donna Beasley (Macmillan, 1997)
The Family Reunion Sourcebook d’Edith Wagner (Lowell House, 1999)
Reunions Workbook & Catalogue (2001); 414-263-4567

Convencions i Visitants (CVBs): Organitzacions sense ànim de lucre que representen ciutats o regions per a tot tipus de reunions. La majoria de CVB ofereixen els seus serveis de forma gratuïta i poden ajudar a obtenir despeses d’allotjament, inspeccions del lloc i altres serveis en funció de les vostres necessitats. Consulteu els CVB locals cercant les pàgines grogues en línia.

Associació Internacional de Convencions i Oficis de Visitants

Superpagines de Verizon

Yahoo (Pàgines Grogues)

Llibres telefònics: disponibles per a qualsevol part del país - 800-848-8000 - o en CD-ROM a la biblioteca local.

Cambres de comerç: bones fonts d’allotjament, inspeccions del lloc, mapes, fullets informatius, viatges de visites de llocs, etc.