Taula de continguts:
- 6 mesos abans
- 5 mesos abans
- 4 mesos abans
- 3 mesos abans
- 2 mesos abans
- 1 mes abans
- 2 setmanes abans
- 2 dies abans
- El dia abans
- Post Reunió
Una reunió familiar és una manera fantàstica d’agrupar la vostra família tot i que aquesta creix i canvia. És una oportunitat per celebrar la història de la família, els èxits recents i les noves incorporacions. Tant si es tracta d’un pícnic al parc, una barbacoa al costat de la platja, una reunió al parc estatal o una reunió a casa d’algú, una reunió planificada adequadament atraurà fins i tot els membres de la família més inquiets per a una tarda de diversió al sol.
Si teniu previst una reunió familiar per a unes 100 persones, voldreu iniciar la vostra planificació amb uns sis mesos d’antelació per tal de poder despertar l’interès i inscriure’s a alguns diputats per ajudar-vos a eliminar-los. Aquí teniu una llista de comprovació per ajudar vosaltres mateixos i la vostra família a començar.
6 mesos abans
Abans de començar una planificació en serio, heu de determinar qui vol assistir a una reunió. Envieu un sondeig familiar per correu electrònic per avaluar l’interès, tingueu una idea de quantes persones assistirien i esbrineu quines dates i ubicacions funcionarien millor. També haureu de preguntar sobre el pressupost perquè sàpigues quants diners la gent està disposada a gastar en l’esdeveniment. Proveu de proporcionar intervals per cost per persona, de manera que sigui fàcil per a la gent entendre-ho. Utilitzeu una eina en línia com Survey Hero per dissenyar una enquesta senzilla de forma gratuïta i compartir l'enllaç amb els membres de la família. La configuració del sondeig en línia us ajudarà a organitzar respostes a mesura que arribin.
Ara també és el moment de decidir si la reunió es produirà a casa d’un membre de la família o a un lloc diferent. Les reunions celebrades a casa són sovint acollides pel matriarca o el patriarca familiar, sobretot quan la casa de l’àvia ha tingut un paper important en la història de la família. Fiestes festes nadalenques, barbacoes del Dia del Treball ocasionals i fins i tot festes de graduació poden ser meravelloses ocasions per reunir familiars i membres de la família perduts en un mateix sostre. Si el vostre espai és una mica limitat, podeu plantejar fer una reunió familiar "a casa oberta", on la gent pugui venir i anar durant tot el dia. Tant si esteu acollint la reunió com si l’àvia ho és, assegureu-vos que tingueu ajuda. Enumereu algunes tia fiables per cuinar i alguns cosins entusiastes per organitzar activitats. O, si el vostre pressupost ho permet, contracteu un càtering per complementar els vostres àpats a casa i per a que la beguda flueixi.
Tenir una reunió familiar en un lloc diferent del domicili d'un membre de la família significa que cap família és responsable de tots els arranjaments. Les tasques es poden distribuir en grups familiars ampliats, cosa que facilita part de la càrrega de la planificació. També us pot permetre allotjar més persones del que pot arribar a casa. I, per a membres de la família que viatgen, una ubicació amb altres activitats d’esbarjo pot permetre’ls convertir el retrobament en unes vacances familiars de ple dret, aprofitant al màxim els dòlars de viatge.
5 mesos abans
Demaneu ajuda i ajunteu el vostre comitè de planificació de reunions. Haureu de trobar parents fiables i entusiastes que puguin fer-se càrrec de:
- Trobar una ubicació per a l'esdeveniment. Si no esteu tenint la reunió a casa d’un membre de la família, haureu de començar a buscar una ubicació. El vostre ajudant haurà de cercar llocs que atenguin a diversos interessos, nivells d’edat, capacitats físiques i recursos financers. Els parcs familiars a l’oceà o al costat del llac són ideals; hi ha coses a fer tant a l'aigua com a la terra: activitats per mantenir els nens ocupats i oportunitats de descans a la platja per a adults. Moltes zones de vacances i parcs estatals tenen un "gestor de destins" que us pot ajudar amb els detalls de la vostra reunió. Consulteu les nostres recomanacions sobre 10 excel·lents llocs per a una reunió familiar per generar algunes idees.
- Esbrinar menjar per a l’esdeveniment. Si teniu previst fer un pot, algú haurà de determinar el menú, assignant plats i altres menjars a cada família. També poden haver de preparar instal·lacions per cuinar i / o rostir. O, si no teniu previst gestionar tots els aliments vosaltres mateixos, el vostre ajudant haurà de trobar un hostaler.
- Decoracions, invitacions i rètols. Posar un responsable de materials impresos us ajudarà a garantir un tema coherent per a l’esdeveniment.
- Activitats i entreteniment. Un familiar atlètic pot fer-se càrrec de la xarxa de voleibol, planificar jocs per a nens i assegurar-se que la música estigui coberta. El croquet, el bàdminton i el voleibol són activitats de gran grup per a fora. O bé demaneu a un cosí que crei una sala de jocs per als nens i tingui previst proveir-se de jocs de taula i altres activitats per mantenir els nens ocupats.
- Història familiar. Unir un arbre genealògic és una forma ideal d’incorporar el vostre patrimoni a l’esdeveniment. També podeu plantejar-vos crear un petit diari familiar per destacar esdeveniments familiars, fets especials i història recent.
- Fotografia i / o vídeo. Voleu gravar aquest esdeveniment per a la seva posteritat. Penseu a configurar una galeria fotogràfica en línia on tothom pugui compartir les seves fotos després de l’esdeveniment o crear un compte amb un servei de llibres de fotos en línia on podeu crear records fotogràfics per als assistents.
- Netejar. Sol·liciti diverses persones per a aquesta tasca massiva!
Penseu en administrar els vostres voluntaris amb una eina com Registra't Genius, que us permet sol·licitar voluntaris i enviar missatges de grup i recordatoris de tasques sense aplegar la vostra safata d'entrada.
També haureu de conversar amb el vostre equip de planificació sobre el pressupost. A partir de la informació que vau obtenir de la vostra enquesta inicial, determineu el pressupost de treball perquè pugueu mantenir els costos a la seva disposició.
4 mesos abans
Tant de bo el vostre comitè hagi estat fent els deures! Quatre mesos abans de la reunió familiar, planegeu realitzar les següents tasques:
- Finalitzeu la data i la ubicació. Informeu-vos de quines comoditats hi haurà: aigua potable, piscina, instal·lacions per a barbacoa, vestidors, espai interior (en cas de pluja), taules de pícnic, etc.
- Comenta temes i calendari possible.
3 mesos abans
Amb els detalls principals del vostre esdeveniment al seu lloc, ha arribat el moment d'escriure la paraula oficialment i començar a bloquejar els detalls del dia.
- Envieu invitacions. Podeu utilitzar un servei en línia com Evite per obtenir invitacions o enviar-les per correu electrònic o correu tradicional. En qualsevol cas, heu d’incloure el següent:
- Creeu una llista de tots els àpats que mengeu o els que necessiteu.
- Assigna un element alimentari a cada familiar. Assegureu-vos d’aprofitar les seves especialitats culinàries, com l’amanida de patates de la tia May, o el pastís de nabius de Cousin Lynn.
- Un bufet informal és probablement el millor enfocament per a una reunió a casa, simplement perquè permet que la gent mengi per torns. Això també és ideal si el seient és limitat.
- Si teniu previst contractar un càtering, és el moment de protegir-los. Alguns hostalers simplement gestionaran la cuina, gaudiran que el bufet es reompleixi i que la beguda flueixi, de manera que podeu gaudir de la festa.
- Poseu-vos en contacte amb restaurants per veure si s’adaptaran a grups grans i faran reserves si cal.
2 mesos abans
Les coses comencen a confluir i la diversió és a prop. Manteneu-vos al cap d’aquestes tasques organitzatives i estareu en bon estat.
- Feu un seguiment dels detalls dels assistents. Inicieu una llista dels que han confirmat la seva assistència, on s’allotjaran i quan arribaran. Si heu utilitzat un sistema en línia com Evite per enviar les vostres invitacions, farà un seguiment dels RSVPs. Però conserveu un document de Google Sheet o Excel amb tota la resta d'informació a mesura que es mostrin respostes.
- Reserveu equips de lloguer com podi, micròfon, taules o cadires.
- Confirmeu les reserves de restaurants i proporcioneu el vostre pressupost més recent.
- Feu les compres finals.
1 mes abans
Amb els 30 dies anteriors al retrobament, les primeres tasques de la vostra llista de tasques mensuals simplement confirmen els detalls dels plans que ja teniu en marxa.
- Confirmeu-ho amb els familiars que porten aliments o altres subministraments.
- Confirmeu els llocs de reunió.
- Confirmeu les activitats.
- Confirmeu els allotjaments per dormir.
2 setmanes abans
Ara és el moment de fer la sessió amb voluntaris als quals se’ls ha assignat tasques específiques per confirmar els horaris i el recompte final dels convidats.
- Menjars
- Confirmeu els detalls amb el vostre fotògraf / videògraf
- Confirmeu els detalls amb qualsevol altre proveïdor de serveis com ara caps d’activitat o guies turístics
- Comprar decoracions i material de darrera hora.
- Creeu rètols i pancartes.
- Confirmeu els voluntaris
- Prepareu els acords per a donar menjar sobrant a un refugi local o al rebost de menjar
2 dies abans
- Revisa les minuciositats de reunió amb els comitès.
- Agafeu qualsevol equip de lloguer, com ara cadires, taules, etc.
- Prepareu els pagaments i consells finals per a qualsevol professional i ajudi que hagueu contractat, com el càtering i el personal de campanya. Poseu-los junts en sobres separats perquè pugueu lliurar-los ràpidament segons sigui necessari durant tot l'esdeveniment. Tingueu en compte que després podeu enviar consells addicionals si el seu rendiment va ser excepcional. En cas contrari, s'acostuma a oferir un consell del 10 al 15 per cent si no s'inclou en el seu càrrec.
El dia abans
- Configura i decora.
- Dormiu-hi!
Post Reunió
Després de l'esdeveniment, tindreu uns quants detalls més per tenir cura. Dintre de les dues setmanes següents a l'esdeveniment, haureu de:
- Escriviu notes d’agraïment als assistents especials, familiars que han donat temps i diners, i a qualsevol altra persona que ajudés a que el vostre esdeveniment fos un èxit.
- Carregueu fotos a un servei de fotos en línia. Si heu fet fotos, carregueu les imatges a un lloc com Shutterfly o Snapfish. D’aquí a un parell de setmanes, podeu compartir l’enllaç amb els assistents i també demanar-los que afegiu les seves fotos a l’àlbum que heu creat perquè altres membres de la família puguin comprar còpies de les vostres fotos. Allotjar totes les fotos en un sol lloc us permetrà també crear un llibre de fotos que altres persones puguin encarregar, així com un record de l’esdeveniment.
Dins de les quatre setmanes següents a l'esdeveniment, tingueu en compte el següent:
- Feu un seguiment amb el fotògraf i el fotògraf per saber quan els materials estaran preparats per a la seva distribució.
- Envia un missatge de correu electrònic o missatgeria a tots els assistents, resumint les festes, agraint-los la seva assistència i dient-los on es poden comprar fotos, vídeos o qualsevol altre producte de seguiment del vostre esdeveniment.
